Binnenkomende klachten sturen medewerkers rechtstreeks door naar de klachtencoördinator (praktijkmanager), die vervolgens binnen drie werkdagen contact opneemt met de indiener. De klachtencoördinator luistert zowel naar het verhaal van de indiener als naar het verhaal van de medewerker waarop de klacht van toepassing is.  Indien een gesprek tussen de klachtencoördinator en indiener onvoldoende blijkt om de klacht af te handelen, wordt de klacht in de interne klachtencommissie besproken waarna de indiener nogmaals door de klachtencoördinator wordt gebeld. Indien het onmogelijk blijkt om tot een bevredigende oplossing te komen kan de indiener de klacht voorleggen aan de geschillencommissie door het sturen van een brief of telefonisch: Informatie- en Klachtenbureau gezondheidszorg Stedendriehoek. Postbus 10256, 7301 GJ Apeldoorn. Telefoon: 055-54151618,

Iedere klacht wordt na afhandeling besproken in het eerst volgende werkoverleg, zodat alle praktijkmedewerkers ervan kunnen leren. Dit werkoverleg vindt iedere vier weken plaats.